Viel Papier, wenig Technologie: Sitzungen von politischen Gremien oder Wirtschaftsgremien funktionieren aus Sicherheitsgründen immer noch nach diesem Prinzip. Mit der richtigen digitalen Lösung könnte die Behandlung vertraulicher Dokumente aber effizienter und sicherer zugleich sein.
Am 16. Januar 2019 traf sich der Bundesrat zur ersten Sitzung im neuen Jahr. Auf Twitter postete Bundesratssprecher André Simonazzi ein Bild der neu zusammengesetzten Runde. Bundespräsident Ueli Maurer hat den Vorsitz. Erstmals mit dabei sind die neu gewählten Bundesrätinnen Karin Keller-Sutter und Viola Amherd.
Und noch etwas fällt auf: Im «Chalet fédéral» genannten Sitzungszimmer finden sich zahllose Aktenordner und Papiere – aber nur ein einziger Laptop. Er gehört dem Protokollschreiber. Alle anderen elektronischen Geräte sind tabu. Die Bundesräte dürfen ihre Computer, Tablets und Smartphones nicht in die Sitzungen mitnehmen. Mit dieser Vorsichtsmassnahme minimiert die Regierung die Gefahr, dass vertrauliche Informationen die das Gremium bespricht, durch mögliche Cyber-Angriffe in falsche Hände gelangen. Immerhin werden pro Sitzung bis zu 100 Geschäfte behandelt.
Auch andere politische Organe, zum Beispiel Kantonsexekutiven oder Kommissionen, beschränken sich aus Sicherheitsgründen auf einen Protokollführer und ein Gerät ohne Netzwerkzugang, um die Gefährdung für das Gerät und die Daten möglichst gering zu halten.
Ähnliches gilt es für Führungsgremien von Wirtschaftsunternehmen oder typischen Schweizer KMUs. Dort werden firmenvertrauliche Themen behandelt: Firmenübernahmen, Investitionen, Forschungsbudgets, neue Business-Modelle oder Compliance.
Das hat Nachteile: Denn eigentlich wäre es effizient und praktisch, wenn Mitglieder die anstehenden Sitzungen digital und ortsunabhängig vor- und nachbereiten könnten und dieser wichtige Führungsaspekt nicht ausschliesslich auf Papierakten beschränkt wäre.
Ein weiteres Problem liegt in der Weiterverarbeitung von Sitzungsprotokollen: Die Dokumente enthalten oft sowohl interne als auch geheime und strategische Geschäfte. Die allgemeinen Themen müssen im Anschluss an die Sitzung in Handarbeit aufgeschlüsselt werden, damit die Information empfängergerecht versendet werden kann. Wird dies ausserhalb des dezidierten Systems gemacht, verlassen digitale Kopien die definierte Sicherheitsumgebung und sind als ungesicherte digitale Artefakte auf USB Sticks, Office-Rechnern und Druckern verstreut.
Mit der richtigen digitalen Lösung können die Informationen in sicheren Inselsystemen über mehrere Geräte und ortsunabhängig effizient bearbeitet und abgelegt werden. Dabei erfolgt die gesamte Erstellung, Bearbeitung und Archivierung auf dem System. Informationen über Geschäfte, welche extern zugänglich sein müssen, können adressatengerecht über vordefinierte Schnittstellen exportiert werden. So können sich Sitzungsteilnehmer darauf verlassen, dass die Daten innerhalb des sicheren Systems gegen Verlust durch Hardwareausfälle geschützt sind und gleichzeitig sensitive Informationen im Inselsystem, gleich einem Tresor, sicher digital verwahrt sind.
Wie eine solche Lösung aussehen kann, lesen Sie im kostenlosen Whitepaper: «Fachapplikation als sicheres Inselsystem».
Bildquelle: KEYSTONE / Peter Klaunzer
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